Risico's en audits in verschillende teams structureren: de reis van Haier Europe

Haier Europa, onderdeel van Haier Smart Home, de grootste fabrikant van huishoudelijke apparaten ter wereld, is actief in meer dan 45 markten in de EMEA-regio, met het hoofdkantoor in Vimercate, Italië. Het bedrijf beheert een portfolio van bekende merken, waaronder Candy, Hoover en Haier, en heeft meer dan 10.000 mensen in dienst in de regio. De organisatie houdt zich aan hoge normen, niet alleen op het gebied van productkwaliteit, maar ook op de manier waarop ze zorgt voor transparantie, naleving van de regelgeving en risicotoezicht in al haar regionale en internationale activiteiten, waardoor de rol van interne audit belangrijker is dan ooit.

‍

De uitdaging: interne audit opschalen tussen teams en regio's

Toen Arjan Man bij Haier Europe kwam werken als Head of Internal Audit, was de organisatie al bezig met het beheren van haar controleactiviteiten in meerdere teams, waaronder interne audit, interne controle en kwaliteit. Elk had zijn eigen manier van werken, gevormd door hun specifieke aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden.

„Mijn doel was duidelijk”, zegt Arjan. „We hadden een eenvoudig en effectief systeem nodig dat structuur kon aanbrengen in onze verbeteringsacties, verschillende teams met elkaar kon verbinden en ons kon helpen de voortgang te volgen zonder afhankelijk te zijn van enorme Excel-sheets.”

Naarmate Haier Europe bleef groeien, nam ook de behoefte aan meer gestroomlijnde samenwerking en een gedeelde visie op het volgen van verbeteringen toe. Hoewel bestaande processen binnen teams goed functioneerden, werd het steeds belangrijker om ze op elkaar af te stemmen op verschillende afdelingen en regio's.

„We hadden al veel goede praktijken, maar alles op één plek samenbrengen was de volgende stap”, legt Arjan uit.

Nadat hij CERRIX in een eerdere functie met succes had gebruikt, zag Arjan een kans om een platform te introduceren dat een meer geïntegreerde, transparante en efficiënte aanpak zou ondersteunen — niet ter vervanging van wat werkte, maar het zou verbeteren.

Implementatie van een geïntegreerd GRC-platform: een eenvoudige start met een grote impact

De initiële implementatie van CERRIX was gericht op het creëren van een gestructureerde basis: het bijhouden van auditrapporten, het registreren van verbeteringsacties en het mogelijk maken van zichtbaarheid tussen afdelingen.

„Wat ik leuk vond aan CERRIX was de duidelijkheid”, legt Arjan Man uit. „Het is niet overladen met functies. Het doet precies wat je nodig hebt: acties volgen, risico's beheren en mensen toegang geven tot wat belangrijk is.”

Hoewel de volledige auditmodule nog niet is uitgerold, wordt het platform al veelvuldig gebruikt, niet alleen door het interne auditteam, maar ook door andere controlefuncties, waaronder het interne controleteam, de kwaliteitsafdeling en lokale auditteams in Italië.

Deze verschuiving heeft Haier Europe geholpen om over te stappen van geïsoleerde monitoringinspanningen naar een meer verbonden en consistent vervolgproces, binnen één geïntegreerde omgeving.

‍

De resultaten: bevordering van standaardisatie en samenwerking tussen teams

Met CERRIX heeft Haier Europe een consistente en transparante aanpak ontwikkeld voor het beheer van verbeteringsacties in alle bedrijfseenheden. Wat ooit via verschillende tools en formaten werd afgehandeld, is nu geconsolideerd in één platform, dat duidelijkheid, eigenaarschap en operationele consistentie biedt.

„Vroeger moesten we gaan zoeken: inchecken bij mensen, e-mails doorzoeken”, herinnert Arjan zich. „Nu hebben we één gestructureerd overzicht. Dat maakt een groot verschil.”

Of een audit nu tot vijf of vijftig bevindingen leidt, relevante acties worden nu duidelijk gedocumenteerd, toegewezen en gemonitord binnen CERRIX. Deze gestructureerde aanpak zorgt voor tijdige opvolging, vermindert handmatige inspanningen en ondersteunt de afstemming tussen interne audit-, interne controle- en kwaliteitsteams.

De verschuiving heeft ook de cross-functionele samenwerking versterkt. Elk team heeft nu toegang tot realtime gegevens, waardoor ze een proactievere rol kunnen spelen bij het beheren van hun eigen verantwoordelijkheden, zonder afhankelijk te zijn van handmatige herinneringen of check-ins.

Teams versterken door efficiëntie, toezicht en cultuuromslag

Voor Arjan is een van de belangrijkste voordelen van CERRIX hoe goed het past binnen een slanke interne auditopstelling. Het platform vermindert handmatig werk, ondersteunt consistentie en stelt het team in staat effectiever te werken zonder extra overheadkosten.

„Het geeft ons inzicht en bespaart tijd”, zegt hij. „We zitten mensen niet langer handmatig achterna. Nu doet de tool de herinnering — en mensen weten dat er van hen wordt verwacht dat ze handelen.”

Naast efficiëntie is gebruiksgemak ook cruciaal geweest voor de adoptie. Teams van verschillende afdelingen zijn eerder bereid om gebruik te maken van een systeem dat intuïtief aanvoelt en niet in de weg zit.

„Mensen houden niet altijd van administratief werk”, zegt Arjan, „maar ze zijn in ieder geval niet gefrustreerd over de tool. Het is intuïtief en dat helpt bij de buy-in.”

Deze nieuwe manier van werken heeft ook subtiele, maar zinvolle gedragsverschuivingen geïntroduceerd. Teams ontvangen automatische herinneringen en kunnen hun eigen follow-ups rechtstreeks in de gaten houden, zonder te wachten tot de audit hen daarom vraagt.

„Sommige teams waren niet gewend om actief toezicht te houden op hun acties. Nu hebben ze de gegevens elke dag, elk uur beschikbaar... ze zouden veel dichter bij de bal kunnen spelen...”

Tegelijkertijd benadrukt Arjan dat technologie alleen niet voldoende is om gedrag te veranderen. CERRIX zorgt voor de structuur en de vervolgmechanismen, maar een blijvende impact hangt af van het koesteren van een mentaliteit van proactieve betrokkenheid.

„Het is een veranderingsproces. CERRIX ondersteunt het gedrag, maar je moet nog steeds de mentaliteit bijbrengen.”

Een basis voor continue verbetering

Bij Haier Europe heeft CERRIX geholpen om meer structuur en duidelijkheid te brengen in de manier waarop teams auditbevindingen en verbeteringsacties beheren. Wat begon als een instrument voor interne audit, is uitgegroeid tot een gedeeld platform dat consistentie, transparantie en betere opvolging tussen afdelingen ondersteunt.

„Je hebt niet het chicste gereedschap nodig”, vult Arjan aan. „Je hebt er een nodig die werkt en mensen helpt hun verantwoordelijkheid te nemen.”

Terugkijkend geeft Arjan enkele eenvoudige adviezen aan leeftijdsgenoten die misschien aan het begin staan van een soortgelijke reis:

„Weet wat je nodig hebt. Pas je proces aan de tool aan. En begin klein,” zegt hij. „Je zult geen tool vinden die alles perfect doet. Maar als je begint met de essentie en geleidelijk opbouwt, krijg je meteen waarde — en je houdt het momentum vast.”

‍

Arjan Man is hoofd van de interne audit bij Haier Europa, waar hij leiding geeft aan de interne audit- en risicobeheerfunctie in een brede bedrijfsomgeving in meerdere landen. Met meer dan twee decennia ervaring in interne audits hanteert hij een pragmatische, bedrijfsgerichte aanpak om het bestuur, het risicoverzicht en de samenwerking tussen verschillende functies te versterken.