Compliance transformeren: hoe Menzis met CERRIX aan efficiëntie en realtime inzichten heeft verkregen

Menzis, een van de grootste zorgverzekeraars in Nederland, bedient meer dan 2 miljoen polishouders en heeft ongeveer 1.300 professionals in dienst. Hoewel de organisatie zich inzet voor het handhaven van hoge normen voor naleving van de regelgeving, kreeg ze met haar vorige risicobeheersysteem te maken met toenemende uitdagingen. Het systeem was omslachtig, moeilijk te gebruiken en sterk afhankelijk van IT-ondersteuning, wat leidde tot een lage gebruikersacceptatie en inefficiënte rapportage. Op zoek naar een geïntegreerde en geautomatiseerde GRC-oplossing, wendde Menzis zich tot CERRIX om de naleving te stroomlijnen, het risico-toezicht te verbeteren en de operationele efficiëntie te verbeteren. 

Operationele inefficiënties overwinnen 

Het vorige risicobeheersysteem van Menzis zorgde voor aanzienlijke obstakels die de operationele efficiëntie in de weg stonden. Medewerkers hadden moeite met een complexe interface, wat leidde tot een lage acceptatiegraad en waardoor compliance een uitdaging werd in plaats van een enabler. Het onderhoud van het systeem vereiste grote IT-betrokkenheid, wat knelpunten veroorzaakte en updates vertraagde. Bovendien betekende het gebrek aan realtime risico-inzichten dat de gegevens pas aan het einde van elk kwartaal werden beoordeeld, waardoor cruciale besluitvorming werd uitgesteld.

Het melden van inefficiënties verergerde het probleem nog, aangezien werknemers moesten vertrouwen op handmatige gegevensextractie, wat leidde tot inconsistenties en tijdverspilling. Bovendien beperkten de beperkte aanpassingsmogelijkheden van het systeem het vermogen van Menzis om zich aan te passen aan veranderende wettelijke vereisten.

Menzis erkende de noodzaak van verandering en zocht naar een oplossing die werknemers meer mogelijkheden zou geven, nalevingsprocessen zou stroomlijnen en de zichtbaarheid van risico's zou verbeteren.

Waarom Menzis voor CERRIX heeft gekozen 

Menzis zocht naar een geïntegreerd GRC-platform dat de operationele efficiëntie en betere realtime rapportage kon verbeteren en tegelijkertijd een naadloze acceptatie kon garanderen. CERRIX was de juiste keuze, met een gebruiksvriendelijke interface, realtime dashboards en geautomatiseerde rapportage die teams in staat stelden om proactief risico's te beheren.

„Met ons vorige systeem was rapportage een tijdrovend, handmatig proces. Met CERRIX genereren we nu onmiddellijk rapporten, die nauwkeurige en realtime inzichten in de naleving bieden. "— Barbara Bloeme

Belangrijkste voordelen van CERRIX voor Menzis: 

• Gebruiksvriendelijke interface — Vereenvoudigt de navigatie en verbetert de betrokkenheid van gebruikers zonder IT-afhankelijkheid.

• Realtime inzichten — Biedt teams dynamische dashboards voor direct inzicht in risico's en naleving.

• Automatiseringsmogelijkheden — Vermindert de handmatige werklast door de risicobeoordeling, rapportage en het volgen van de naleving te stroomlijnen.

• Naadloze integratie van regelgeving — Met geïntegreerde frameworks zoals DNB Good Practice Information Security en NOREA Privacy Framework kan Menzis risico's en controles volgen en monitoren om naleving te waarborgen.

Door CERRIX te implementeren, is Menzis overgestapt op een flexibelere en proactievere aanpak van risicobeheer, waarbij de naleving werd versterkt en de IT-afhankelijkheid werd verminderd.

Naadloze implementatie: een soepele overgang 

De migratie naar een nieuw risicobeheerplatform is nooit zonder uitdagingen, maar Menzis heeft de transitie benaderd met een duidelijke strategie en een gestructureerde uitvoering. In plaats van het risicokader opnieuw te ontwerpen, koos het bedrijf voor een lift-and-shift aanpak, waarbij een soepele overgang werd gegarandeerd door alle bestaande processen, risico's en controles precies zoals ze waren van het vorige systeem over te brengen naar CERRIX, zonder aanpassing of herbeoordeling.

„De overgang naar CERRIX verliep soepeler dan verwacht. Dankzij de gestructureerde aanpak konden we onze gegevens efficiënt migreren. De trainingssessies zorgden ervoor dat medewerkers zich snel aan het systeem aanpasten, waardoor het implementatieproces echt effectief werd.” — Barbara Bloeme, risicocontroller bij Menzis.

Vanaf het begin hebben belanghebbenden de implementatiedoelstellingen op één lijn gebracht, waardoor een sterke basis voor succes is gelegd. Praktische werksessies verfijnden de bruikbaarheid, dashboardconfiguraties en systeemintegraties, zodat het platform voldeed aan de behoeften van Menzis. Gezien het gebruiksvriendelijke ontwerp van het systeem pasten medewerkers zich snel aan na een uitgebreide training, waardoor ze met vertrouwen en onafhankelijk door CERRIX konden navigeren.

Tijdens de transitie heeft Menzis geprofiteerd van uitstekende klantenondersteuning, waardoor een soepele migratie werd gegarandeerd. Als gevolg hiervan heeft de organisatie Cerrix met succes geïmplementeerd, waardoor de efficiëntie werd verbeterd, het toezicht op de naleving werd verbeterd en de weg werd vrijgemaakt voor succes op lange termijn.

Belangrijkste voordelen en zakelijke impact  

Efficiëntie stimuleren: realtime inzichten en proactief nalevingsbeheer 

Een van de meest ingrijpende veranderingen die CERRIX heeft doorgevoerd, was dat risicobeheerders de mogelijkheid hadden om zelfstandig bestaande gegevens binnen het systeem te beheren en bij te werken, iets waarvoor voorheen IT-ondersteuning nodig was. Door deze afhankelijkheid weg te nemen, verminderde Menzis operationele knelpunten en verbeterde het reactievermogen in risico- en nalevingsprocessen.

Met realtime en aangepaste dashboards heeft Menzis direct inzicht gekregen in risicobeheer, waardoor teams de voortgang kunnen volgen en beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Voorheen waren risico-inzichten alleen beschikbaar aan het einde van elk kwartaal, nu zijn ze toegankelijk met realtime gegevens. Deze verschuiving heeft geleid tot een gestroomlijnd controleonderzoek, rapportage en het volgen van de naleving, waardoor handmatige processen die voorheen kostbare tijd en middelen kostten, zijn geëlimineerd.

”Ik vind het geweldig hoe ik dashboards kan maken die zijn afgestemd op specifieke teams. Ik heb bijvoorbeeld een dashboard gebouwd voor ons IT-cluster dat realtime updates biedt over controletests gekoppeld aan DNB Good Practice Information Security.” — Barbara Bloeme 

„Ik ben een fan van CERRIX omdat het mijn werk eenvoudiger maakt en me helpt om realtime dashboards te presenteren voor meer inzichten en verbeterd risicobeheer.” — Barbara Bloeme 

Een benchmark voor GRC Excellence

De overgang van Menzis naar CERRIX heeft de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeterd, de betrokkenheid van gebruikers verbeterd en realtime rapportage mogelijk gemaakt, waardoor het risico-toezicht is verbeterd. De organisatie is nu beter uitgerust om proactief risico's te beheren, de naleving te stroomlijnen en met vertrouwen datagestuurde beslissingen te nemen.

„Wat de toekomst betreft, zijn we verheugd om CERRIX te integreren met Power BI en om AI-gestuurde compliance-automatisering te verkennen. Ik hoop dat deze capaciteiten ons in staat zullen stellen slimmer te werken en ons risicoverzicht verder te verbeteren.” — Barbara Bloeme

‍